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利用Word邮件合并批量打印带照片的证书

时间:2015-01-18 22:58来源:互联网 作者:office办公达人整理 阅读:
【导读】:使用的邮件合并功能可以完成很多重复项目的劳动。不知道大家是否意识到,我们最熟悉的准考证也是使用这个完成的。本文将详细介绍如何利用Word邮件合并批量打印带照片的证书。

  使用的邮件合并功能可以完成很多重复项目的劳动。不知道大家是否意识到,我们最熟悉的准考证也是使用这个完成的。当然,我们不否认很多专业化的考证制作工具已经完全把这项任务承担了,但是作为Word中实用又很重要的功能,邮件合并在日常工作中还是有重要的应用。Office办公达人以制作一张高中会考的准考证为例,把整个过程展示给大家,希望您能在每个步骤中学到有用的东西。
  一、准备工作
  准备一份Excel的学生信息数据。需要注意的是:在使用Excel工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。比如第一行里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段,要批量打印照片的话,还需要加一个照片格式和照片名(照片名必须与学生姓名一致,“照片”的输入如下图所示,单击G2,在G2的编辑栏中输入“=A2&F2”后敲回车键,再双击单元格进行自动填充即可)。数据准备工作的正确与否,关系到以后打印出来的证件正确与否,所以必须要仔细校对检查。
 
  二、设计模板
  接下来的工作就是要用word设计模板格式了,设计好后,保存为模板格式。
 
 
 
  三、照片的拍摄采集与编辑
  照片格式:jpg;大小:10~15 KB为宜;名称:要与学生姓名一致,不能有同音字和形近字。然后将刚才编辑的Excel数据、word模板格式、编辑好的照片放在同一个文件夹中。
  四、邮件合并
  利用Word邮件合并功能将Excel数据、照片合并到word模板《四川省宜宾市普通高中会考准考证》中。步骤如下:
  1.启动word程序,打开《某某市普通高中会考准考证》word模板,从菜单栏中选择“工具→信函与邮件”命令,将出现“邮件合并”对话框;
      
  2.在“邮件合并”对话框中的第一步:选择“信函”并单击“下一步”,“正在启动文档”──单击“使用当前文档”(如果想在一张纸上打印多份的话,选择“目录”)。
      
 
  3.再在出现的对话框中单击“活动窗口(A)”按钮──点击“下一步”:选取收件人──单击“浏览”──选取数据源,打开。
    
  4.选择源数据所在的工作表
    
  5.邮件合并收件人──单击“确定”按钮。
 
  6.单击“下一步”:撰写信函──“选择”:其他项目
          
  7.在“插入合并域”中选择插入。
 
 
  8.点击“下一步:预览信函”,如图所示。
 
 
 
  9.下面是实现批量打印照片的关键一步,就是照片域的实现:
 
  先把光标定位在要插入照片的地方,单击“插入”─“域”─在“域名”处选择“Includepicture”—在“域属性”文件名中,为了方便起见填入任意字符,比如“1”──单击确定。如图:
 
 
  单击刚才插入的“域”──“shift”键 +“F9”键──选择“1”点击“插入合并域”──插入“相片”──点击“合并到新文档”──“确定”──单击“保存”(在主文档同一目录下)──按“ctrl+A” 键全选──按“F9”。在同一页纸中出现了多个准考证。
 
 
 
  五、诸如:毕业证;校牌(胸卡);学生证;荣誉证;工资条;带成绩的通知书;学生评语都可以采用邮件合并功能来完成。

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