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使用Word邮件合并功能批量制作准考证

时间:2014-10-19 19:23来源:互联网 作者:office办公达人整理 阅读:
【导读】:使用的邮件合并功能可以完成很多重复项目的劳动。不知道大家是否意识到,我们最熟悉的准考证也是使用这个完成的。本文主要介绍如何使用Word邮件合并功能批量制作准考证。

  使用的邮件合并功能可以完成很多重复项目的劳动。不知道大家是否意识到,我们最熟悉的准考证也是使用这个完成的。当然,我们不否认很多专业化的考证制作工具已经完全把这项任务承担了,但是作为Word中实用又很重要的功能,邮件合并在日常工作中还是有重要的应用。我们以制作一张高考的准考证为例,把整个过程展示给大家,希望您能在每个步骤中学到有用的东西。需要说明的是,本实例仅仅为熟悉Word操作而撰写,请勿用于非法用途。
  1.准备数据库,定立制作思路 
 
(图1)  
 
  首先找一个准考证的实例。
  从例子中学习知识是很有效的。在着手制作之前分析一下文稿的特点,制定相应的策略,可以使你在后面的过程中事半功倍,正所谓“磨刀不误砍柴工”。
  就本例而言,准考证是一个独立的页面,需要完成页面设置(尺寸,页边距等等)、证件名称、具体信息和备注等等。还有一些特殊格式设置,比如边框、下划线等。准考证跟一般文档的不同在于它是在固定的内容,也就是母版上填充不同的数据,如考生姓名。当我们有打印要求时,每一张证件是都不同的,依据的就是数据库中一个个记录。这就是Word邮件合并的用处所在了。首先应该打好模板,也就是将页面不变的部分整理好,留出需要填充的空格,再将它们 与数据库联系起来,最后完成输出。我们从页面的基本设置开始做起。
  2.母版的制作
  根据准考证的规格,首先要把打开Word时默认的纸张改变成需要的格式。这里采取了一个近似的大小,设置窗口长宽为15×12cm。关于页面的设置都被放在了Word“页面设置”选项卡中,因为这是特殊的格式,所以要选择“自定义大小”来完成。 
 
(图2)
 
  页面设置好之后,就要将模板中的各个部分输入并定位了。这个时候您应该想到使用表格。朋友们或许有疑问,为什么要插入表格?要知道,我们完全可以采用添加空格的方法来对页面的内容进行定位,这是很多Word初学者理所当然想到的。但我们很不提倡使用这样的方法。Word页面的格式定位最理想的方法就是使用表格,这跟我们制作网页时候的思路是一样的。尤其是面对复杂的各式需要更是如此,朋友们一定要通过例子熟悉起来。从实例的照片可以看出。按照行列数从多的原则,插入一个3×10的表格。 
 
(图3)
 
  下面就是按照位置进行填充内容,这可是一项基本功,所设计到的基本操作有:合并单元格、移动表格边线位置。表格对齐方式以及对表格中的字体格式进行设置等等。大家要在实践中慢慢摸索,熟练掌握,制作完成后如图(因为照片的引用稍有复杂,我们暂时插入一张图片示意,实现方法在文后另附)。 
 
(图4)
 
  表格的边线是不需要的。文字部分完成之后,要做的就是在视觉上转变的重要一步了。这就是去除这些多余的表格线。当然,并不是真正的删除,只不过是把不必要的框线去掉或者隐藏,将需要的框线改成需要的格式,比如本例中的双下划线。
  设置框线显示与否首先要选中单元格。请注意,选中单元格和选中单元格中的文字是不同的。朋友们会发现如果单元格中没有数据,选择起来会比较困难,那么您只要往其中输入一个空格就可以了。选中单元格后,在“段落”工具组中可以使用下拉菜单直接选择需要的框线,您也可以右键“单元格格式”中进行设置。准考证外围的大框线框粗细和颜色都有不同,由于涉及到的部分比较多,请大家务必细心。我们在此仅展示最后的效果。 
 
(图5)
  大家注意,在最后需要增添数据的地方也要设置好格式,当我们在后面的步骤进行邮件域合并时会自动按照预先设置的格式进行填充。我们只是照葫芦画瓢,这并不代表最完美的页面呈现方式。在制作过程 
中需要您尽力发挥自己的想象力,把页面的呈示做到最美,这也是增长技能最重要的环节。 
  3.邮件合并
  现在轮到进行数据填充了,这个步骤在Word中被称作“邮件合并”,主要意思就是在Word中将模板与一个数据源进行链接。为了更好说明这个步骤,先来看一下我们的数据源,一个预先设置好的Excel文件,大家可以看到,其中每一列数据都有加黑显示的数据标题,也称之为数据项目。 
 
(图6)
 
  第一步:确认数据已经完好后转回到Word中,打开“邮件合并分步向导”开始本实例的核心步骤。注意一定要选择合并类型为“信函”。 
 
(图7)
 
  第二步:选择收件人,要在下方选择数据源,点击“浏览”找到数据源所在的表格。 
 
(图8)
 
  第三步:接下来会出现这样的窗口。 
 
(图9)
 
  很多朋友到了这里往往摸不清楚怎么回事。其实稍加观察就会发现,因为我们添加的excel一个工作薄默认是含有三个工作表,名称分别是“sheet1”“sheet2”“sheet3”,此处不正是让您来选择其中的数据表么?我们选择“sheet1”。可以根据数据表格的具体格式选择“数据首行包含列标题”,Excel还是不能完全智能化,需要手工完成的部分依然有很多。
  第四步:将Excel中的数据项目跟Word中建立联系,这叫做“插入合并域”,这个过程是非常简单的,首先将鼠标移至相应的区域,右侧窗口中选择“其他项目”,在对话框中选择好对应的项目插入即可。建议您在制作表格时候就做好名称的对应关系,这样不会使您的工作出错。 
 
(图10)
 
  这是插入完成后的样子,各个区域还仅仅显示域的名称,未能显示具体内容。 
 
(图11)
 
  此时,只要选择“预览结果”,效果立刻就可以呈现,在右侧的“预览信函”任务窗中可以使用左右箭头来依次查看各个内容。 
(图12)
 
  现在我们看到的还仅仅是一个人的准考证,怎样怎样看按照不同考生分列的准考证呢?这就是最后的合并环节,意思是将结果整合在某个单元之中。这个单元可以直接是打印机输出,也可以是Pdf文档。在合并之前还可以选择起始和结束的位置,相当方便。如果您选择“合并到PDF文档”,那么就可以分文件生成生成独立的PDF文档。 
(图13)
 
  至此,邮件合并的步骤基本介绍完成了,诸如此类需要数据源的证件都可以使用邮件合并的方法来完成。
  4.照片的合并
  回到我们还未完成的一个重要的问题,那就是照片的合并,因为它需要使用到特殊的方法,我们把他单列在最后。这里我们采用的是cro提出的解决方法,具体实现过程如下。
  1.在文件夹中建立统一的照片库,编码最好统一排序;
  2.在表格中输入照片的完整路径,并将“\”改为“\\” 
(图14)
 
  3.将光标定位于需要插入照片的单元格内,按“Ctrl+F9”来插入一个域,此时单元格内会出现一对大括号,在其中输入“INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片" }"”(不含外边引号),其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的,不可以自行添加。这样就可以显示照片了。
  这就是最后制作完成的准考证式样。 
 
(图15)
  从这个例子可以看到,一项特殊工作的完成需要各个方面的知识点的汇合,从文档母版的制作一直到打印输出,涉及到页面设置、表格操作和邮件合并。这仅仅是大类,还有很多实际遇到的小内容,小技巧。实践是必不可少的,希望广大读者多多练习,不断提高自己的综合办公水平。
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